Le aziende possono quasi sempre essere migliori attraverso i un’ adeguata analisi dei processi aziendali.

Ogni azienda ha qualche funzione con margini di miglioramento o ottimizzazione: tutte hanno qualcosa che può essere reso più semplice, più fluido, più efficace o più efficiente.

Ecco perché qualsiasi organizzazione può guadagnare molto dall’attuazione di un framework che consenta loro di osservare, esaminare e rinnovare costantemente alcuni aspetti del proprio operato, una pratica più comunemente denominata gestione dei processi aziendali o BPM (Business Process Management).

Qui, daremo uno sguardo su cosa sia la gestione dei processi aziendali, esaminandone le fasi necessarie.

Per comprendere veramente la gestione dei processi aziendali, è necessario avere un quadro chiaro di cosa costituisca effettivamente un “processo”. 

Il termine può sembrare piuttosto vago ed è spesso combinato con altre frasi – vale a dire, “progetti” o “compiti” – ma ci sono alcuni elementi chiave che lo distinguono dagli altri due.

Gli aspetti principali che distinguono i processi dai progetti e dalle attività sono la scala e la ripetibilità. 

Un processo viene eseguito in modo iterativo, mentre un progetto è più di un risultato una tantum. E le attività sono le azioni individuali più piccole che compongono sia i processi che i progetti.

La gestione dei processi aziendali, come pratica, riflette queste due qualità distintive: viene eseguita costantemente per migliorare i processi su base regolare e generalmente si applica ai processi con implicazioni significative sul funzionamento di un’azienda.

Diamo uno sguardo a ciò che serve per un BPM di successo.

Fasi della gestione dei processi aziendali

1. Progettazione

Il primo passo di qualsiasi ciclo di vita della gestione dei processi aziendali è la progettazione. Questa è la fase in cui gli analisti aziendali ottengono un’immagine del processo esistente e iniziano a tracciare come potrebbe apparire un nuovo processo più efficace ed efficiente.

La raccolta dei dati è fondamentale in questa fase. 

Qui, le persone alla guida di uno sforzo di gestione dei processi aziendali potrebbero esaminare elementi come procedure operative standard, protezioni, notifiche e il flusso del processo per comprendere a fondo dove si trova il processo corrente e come può essere migliorato.

Devono inoltre assicurarsi che qualsiasi modifica apportata non comporti singhiozzi significativi o interruzioni importanti del processo. 

Idealmente, tutte queste azioni, aiuteranno a dare forma a un progetto preliminare ben articolato e supportato da dati per un nuovo processo in cui le parti interessate possono partecipare.

2. Modellazione

Nella fase di modellazione, un progetto costruito nel passaggio precedente viene testato e analizzato con cifre più complesse e dati predittivi, rendendolo meno teorico e più immediatamente applicabile.

Ciò potrebbe significare l’introduzione di variabili come potenziali cambiamenti nelle spese, di unità di personale o modifica sedi operative. 

 

3. Esecuzione

La fase di esecuzione, a volte indicata come fase di implementazione, è il luogo in cui vengono attuate le modifiche al processo che sono state progettate e modellate. 

Spesso comporta uno sforzo considerevole ad educare chiunque faccia leva o partecipi al processo su come eseguirlo correttamente. 

Questa fase è generalmente supportata dallo sforzo umano, dall’automazione o da una combinazione dei due, a seconda della natura del processo. 

4. Monitoraggio

Il Business Process Management non si ferma all’esecuzione. 

Se fatto bene, in realtà non dovrebbe fermarsi in generale: è uno sforzo continuo. 

Un processo deve essere costantemente monitorato e osservato per far luce sulla sua funzionalità e prestazioni. 

Un’azienda ha bisogno di piena visibilità su come sta funzionando un processo per identificare e porre rimedio a qualsiasi intoppo o carenza evidenziata.

5. Ottimizzazione

La fase di ottimizzazione è dove vengono affrontati i difetti identificati nella fase di monitoraggio. 

È qui che le aziende applicano i dati accumulati apportando modifiche alla progettazione di un processo. 

Come il passaggio precedente, in genere è uno sforzo continuo.

6. Reingegnerizzazione

Questa fase particolare non fa sempre parte del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali. 

Si verifica solo quando la progettazione di un processo è così fondamentalmente difettosa che un’azienda non può aspettarsi di risolverla con aggiustamenti minori. 

In questi tipi di casi, un’azienda potrebbe scegliere di revisionare e riprogettare completamente il processo in questione.

Queste sono le fasi essenziali per la gestione dei processi aziendali. Seguirne i dettami e le procedure, aiuta a mantenere in salute la nostra azienda.

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