Ognuno di noi ha grossi problemi con la gestione del tempo. Spesso si perde molto più tempo di quanto sia necessario. 

Qualunque sia la nostra occupazione, la maggior parte di noi  dà la priorità ai compiti che alleviano il senso di urgenza rispetto ai compiti che sono veramente i più importanti.

Dedichiamo anche una notevole quantità di tempo a pensare ai grandi compiti che dobbiamo svolgere, di solito mettendoli da parte finché non abbiamo “più tempo”.

Eisenhower affermò che siamo troppo inclini a concentrarci sulle questioni importanti e urgenti, determinando un comportamento reattivo basato su ciò che deve essere fatto in questo momento, piuttosto che concentrarci su ciò che è importante e non urgente, che sarebbe il fondamento di una maggiore approccio strategico basato su obiettivi a lungo termine.

Stiamo sprecando quasi la metà del nostro tempo in compiti che potrebbero non avvantaggiarci a lungo termine. 

Dobbiamo creare l’opportunità di reindirizzare il nostro tempo verso il lavoro veramente importante.

Sebbene non ci siano scorciatoie per portare a termine compiti importanti, esiste una strategia per aiutare a prevenire la procrastinazione: una matrice di gestione del tempo .

 
 

Che cos’è una matrice di gestione del tempo?

Quando sei pieno di compiti al lavoro, è facile perdere di vista ciò che è “importante” e ciò che è “urgente”.

Queste due parole sono spesso usate in modo intercambiabile, ma c’è una distinzione significativa tra loro e questa distinzione è al centro della matrice di gestione del tempo . 

Questa matrice è essenzialmente un metodo per determinare cosa dovresti fare e come affrontare i tuoi obblighi con maggiore consapevolezza.

Dare priorità al tempo dedicato a compiti urgenti è nella nostra natura.

Quando siamo consapevoli che una scadenza si avvicina, il nostro cervello reattivo entra in azione; dedichiamo tutta la nostra attenzione al completamento di qualcosa solo perché è “urgente”.

Quando l’urgenza svanisce, tuttavia, ci rendiamo conto di aver passato l’intera giornata a fare cose che in realtà non sono importanti e che hanno avuto un ruolo marginale sulla nostra produttività.

Stephen Covey, un educatore e uomo d’affari statunitense, ha riconosciuto questa “dipendenza dall’urgenza” e ha sviluppato la matrice di gestione del tempo per aiutare le persone a distinguere tra ciò che è importante e ciò che è urgente.

 


In che modo aiuta una matrice di gestione del tempo?

La matrice di gestione del tempo si basa sul principio di base che una gestione efficiente del tempo può aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi.

Anche se può sembrare che non ci sia abbastanza tempo durante la giornata per completare tutto, ci sono modi semplici per organizzare il tuo tempo in modo da non avere l’impressione di essere sempre in affanno.

La matrice di gestione del tempo può fungere da strumento per comprendere le priorità e gli obiettivi.

È particolarmente utile se combatti con le distrazioni e le perdite di tempo o se ti senti sopraffatto quando pianifichi i tuoi compiti.

Essa ti offre una struttura per i tuoi obiettivi, permettendoti di concentrarti maggiormente sul raggiungerli piuttosto che sulla pianificazione per raggiungerli. 

Incorporando migliori abitudini di gestione del tempo nella tua vita personale e professionale, puoi ridurre lo stress generale, produrre un lavoro migliore e persino migliorare le tue opportunità di carriera.

Come creare la tua matrice di gestione del tempo

Ora che sai come una matrice di gestione del tempo può aiutarti, è tempo di crearne una.

La creazione di una matrice di gestione del tempo è la seguente: disegna 4 caselle, ciascuna contenente quattro parole sul lato sinistro e superiore: Non importante, importante, urgente e non urgente. Quindi, scrivi le tue attività nella casella di sezione appropriata e agisci da lì.

Crea i tuoi quadranti

Usa le descrizioni seguenti per vedere dove rientrerebbe ciascuna delle tue attività particolari.

I quadrante:

Le attività in questo quadrante dovrebbero includere cose importanti e urgenti che, in una ottimale gestione del tempo, dovrebbero essere sono piuttosto rare e, come suggerisce il nome, sono attività che richiedono la tua attenzione immediata.

Con le attività del quadrante I, ci saranno quasi sicuramente conseguenze immediate se non le completi entro la scadenza.

Queste conseguenze potrebbero essere un’opportunità persa, una battuta d’arresto sul lavoro o un feedback negativo.

II quadrante:

I compiti del quadrante II sono importanti, ma non sono necessariamente compiti urgenti o potrebbero non richiedere un’attenzione immediata. 

Se ti sembra che anche tutti i tuoi compiti importanti siano urgenti, questo potrebbe significare che hai un arretrato di compiti importanti nella tua lista di cose da fare che sono diventati urgenti da quando li hai trascurati per lungo tempo.  

Sebbene non siano urgenti, questi compiti del quadrante ii sono significativi per i tuoi obiettivi strategici a lungo termine, personalmente e professionalmente.

Questi compiti creano maggior impatto. 

Il miglioramento dei processi di lavoro, il completamento della formazione extra e la costruzione di relazioni sono tutti esempi di attività del quadrante II.

Se ne hai la capacità, organizza lunghi periodi di tempo indisturbato per lavorare su questioni urgenti e non importanti. Più a lungo puoi rimanere in uno stato di flusso e concentrarti veramente, meglio è.

quadrante III:

I compiti del quadrante III sono quelli che dovresti delegare o automatizzare ove possibile. 

Questi compiti sono urgenti, nel senso che devono essere completati entro una scadenza, ma non sono necessariamente attività critiche.

Ad esempio, il tuo collega ti chiede di aiutarlo con la presentazione PowerPoint che presenterà domani.

Anche se c’è una scadenza per questo progetto, non è così importante per te come lo è per lui. 

Invece di dedicare una notevole quantità di tempo della tua giornata per aiutarli passo dopo passo con questo progetto, offri il tuo supporto nel controllare il loro lavoro una volta che essi ritengano sia pronto.

Questi sono il tipo di attività su cui devi dedicare il minor tempo possibile. 

Spesso possono essere freno al tuo flusso di lavoro, non contribuiscono  al tuo obiettivo generale.

Quadrante IV:

Le attività del quadrante IV non sono né urgenti né importanti, quindi probabilmente non valgono il tuo tempo. 

Considera il quadrante IV come un buco nero.

Le seguenti attività sono esempi di attività di scarsa importanza o di bassa urgenza: scorrere pigramente sui social media, guardare la televisione senza pensare, smistare la posta spam, partecipare a riunioni che non hanno impatto con il tuo lavoro, ecc.

Ognuno di noi ha molti compiti che può nominare nel quadrante VI.

Questi compiti con poco senso, non devono occupare tempo nella nostra giornata. 

Annotarli e vederli su carta fungerà da promemoria per non prenderne parte spesso.

 
 

Identifica le tue priorità

Essere in grado di capire quali compiti andare a svolgere,  significa capire le tue priorità. 

Lo scopo della matrice di gestione del tempo di Covey è di farci pensare se un compito ci sta aiutando a raggiungere i nostri obiettivi o meno.

Riorganizza la tua lista di cose da fare in base alla griglia sopra, in modo da poter vedere rapidamente quali attività richiedono un’attenzione immediata e quali sono le più critiche.

Elimina le distrazioni

Una volta che hai determinato quali attività sono veramente importanti, il passo successivo è creare più tempo e spazio indisturbato per lavorarci, con una concentrazione ininterrotta e costante.

Se vuoi migliorare nella gestione del tempo e finalmente iniziare a muoverti verso i tuoi obiettivi, assicurati di avere sempre la tua matrice di Covey perfettamente aggiornata fi fronte a te. 

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